KIRIKKALE ÜNİVERSİTESİ

BÖLÜM SEKRETERİ

GÖREV TANIMI

Doküman Kodu KYT-GRV-61

Yürürlük Tarihi 19.01.2015

Revizyon Tarihi/No 15.11.2018/02

Baskı No 01

FRM-002/00

TANIMI:

Kırıkkale Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; birimin gerekli tüm

faaliyetlerinin, etkenlik ve verimlilik ilkelerine uygun olarak yürütülmesi amacıyla çalışmaları yapmak. Hukuki

düzenlemelere ve hukukun genel ilkelerine bağlı, gelişime açık, hızlı ve güvenilir hizmet anlayışı ile en iyi hizmeti

sunmak.

ORGANİZASYONDAKİ YERİ:

Fakülte Sekreterine bağlı görev yapar.

GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI:

 Kesinleşen haftalık ders programlarını dekanlığa bildirmek için üst yazısını hazırlar.

 Kesinleşen sınav programları ile haftalık ders programlarını öğrenci ilan panosunda duyurur, tam ve yarı

zamanlı öğretim elemanlarına kendi haftalık ders programlarını bildirmek için yazısını hazırlar.

 Bölümlerin öğrenci ilan panolarında ilgili duyurularını yapar, süresi dolanları kaldırır.

 Öğretim elemanları ile gözetmenlere sınav programlarını üst yazısını hazırlar.

 Fakülte-bölüm arası ve bölümler arası yazışmaları yapar ve ilgili yere teslim eder.

 Bölümden giden ve bölüme gelen yazıların evrak ve yazıları dosyalar.

 Dekanlıktan gelen yazıların bölüm başkanlığınca gereğinin yapılmasını izler, gereken yazıların gününde

Dekanlığa iletilmesini sağlar.

 Toplantı duyurularını yapar.

 Bölüm Kurulu raporlarını yazarak imzalandıktan sonra ilgili yerlere iletir, bir örneğini dosyalar.

 Bölüm personelinin mazeret izni, rapor, görevlendirme vb. yazılarını yazar.

 Dekanlıktan gelen öğrenci ile ilgili “Fakülte Yönetim Kurulu” kararlarını ilgili öğretim elemanlarına

duyurur.

 Bölüm öğretim elemanlarının görev sürelerinin uzatılması ile ilgili alınan bölüm kurul kararını Dekanlığa

bildirir.

 Öğrenci ders intibaklarını bilgisayar ortamına aktarır ve tanıtır.

 Muafiyet dilekçelerinin anabilim dalı başkanları ve danışmanlar tarafından incelemesini sağlar.

 Öğrenciler ile ilgili gelen yazıları anabilim dalı başkanlarına, danışmanlara ve dersin öğretim elemanlarına

duyurur, görüş istenen yazılara görüş yazısını yazar.

 Gelen yazıların Bölüm Başkanına iletir.

 Gelen evrakların kayıt edilmesi ve sevk edilen birimlere yönlendirilmesi yapar.

 Bölüme gelen postaları dekanlıktan teslim alıp ilgili birimlere teslim eder.

 Bölümün yazı işlerinin yürütülmesi, Bölüme ait yazıları gerektiği kadar çoğaltmak ve ilgililere teslim eder.

 Bölümün fotokopi işlerini yürütmek ve sorumluluğundaki optik okuyucu, fotokopi, akıllı tahta ve baskı

makinelerini korumak ve genel bakımını yapmak,

 Sınav zamanlarında soru çoğaltmak ve cevap kâğıdı basmak ve akademik personele ait resmi evrakları

çoğaltmak,

 Bölüm Kurulu Kararlarının ve üst yazıların Bölüm Başkanı gözetiminde yazılması,

 Evrakların ilgili kişi veya birime zimmetle teslim etmek ve ilgili kişi veya birimden zimmetle teslim

almak.

 Ders planları, ders yükleri, açık ders görevlendirmeleri, haftalık ders planları, yarıyıllık ders planları,

Görevlendirme değişikliği, ders değişikliği, yarıyıl ders değişikliği, öğretim türü değişikliği, dersin

gruplara ayrılması işlemlerinin yapılması ve mezuniyet evraklarının hazırlanması,

 Ara sınav, yarıyıl sonu sınavı, mazeret, tek ders ve ek sınav İşlemlerinin yürütülmesi,

 Yarıyıl sonu sınavı sınav sonuçlarının sınav tarihinden itibaren 1 hafta içinde ders veren Öğretim

Elemanlarından toplanması ve Dekanlığa sunulması ve öğrenciye ilan edilmesi,

 Fakülteye yeni kayıt yaptıran öğrencilerin ilk kayıt işlemlerinin yapılması,

 Kayıt Yenileme, kayıt dondurma ve derse yazılma işlemlerini yürütmek,

KIRIKKALE ÜNİVERSİTESİ

BÖLÜM SEKRETERİ

GÖREV TANIMI

Doküman Kodu KYT-GRV-61

Yürürlük Tarihi 19.01.2015

Revizyon Tarihi/No 15.11.2018/02

Baskı No 01

FRM-002/00

 Yeni kayıt veya yatay geçiş ile gelen öğrencilerin daha önceki öğrenimlerinde görmüş oldukları dersler ile

ilgili muafiyet işlemleri ve Üniversite tarafından yapılan muafiyet sınavı sonucu başarılı olan öğrencilerin

muafiyet işlemlerinin yapılması,

 Ders değerlendirme ile ilgili faaliyetlerin takip edilmesi.

 Öğretim elemanlarının yurt içi ve dışı bilimsel toplantılara katılması, inceleme, araştırma ve uygulama

yapmak üzere görevlendirmesi işlemlerinin yapılması,

 Yeni ders açılması işlemlerinin yapılması,

 Bölüm Sekreterliği İşlemleri Kontrol Formunda belirtilen ilgili faaliyetlerin yürütülmesi,

 Birim dosyalama işlemlerinin yapılması, arşive devredilecek malzemelerin tesliminin sağlanması,

 Ek ders ve sınav puantajlarının zamanında hazırlanarak muhasebe birimine gönderilmesi,

 Öğrencilerle ilgili olarak, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’nın görev, yetki ve sorumluğu dışındaki ve

kendisinin sorumluğuna verilen öğrenci işleri ile ilgili tüm işleri yerine getirmek

 Kanun ve yönetmeliklerde kendi sorumluluğunda belirtilen diğer faaliyetleri yerine getirmek,

 Görevi ile ilgili süreçleri Üniversitemiz Kalite Politikası ve Kalite Yönetim Sistemi çerçevesinde, kalite

hedefleri ve prosedürlerine uygun olarak yürütmek,

 Bağlı bulunduğu yönetici veya üst yöneticilerin, görev alanı ile ilgili vereceği diğer işleri iş sağlığı ve

güvenliği kurallarına uygun olarak yapmak,

 Bölüm Sekreteri, yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine

getirirken Yüksekokul/Fakülte Sekreteri, Anabilim Dalı Başkanı, Bölüm Başkanı, Dekan Yardımcısı ve

Dekana karşı sorumludur.

GÖREVİN GEREKTİRDİĞİ NİTELİKLER:

 657 sayılı Devlet Memurları Kanununa göre memur statüsünde bulunmak.